Privacyverklaring

Versie 16 oktober 2026.

Wie je gegevens verwerkt

DutchDesk Holding B.V., De van der Schuerenlaan 2, 5261 GB Vught, Nederland, KvK 71191569, is verantwoordelijk voor Vocilium. Vragen en verzoeken kun je sturen naar gaspard.thielen@gmail.com.

Welke gegevens en waarom?

We verwerken je naam, e-mailadres, een beveiligde wachtwoordhash, sessies, bevestigings- en herstelgegevens om je account te leveren en te beveiligen. Je eigen cv, vacatures, motivatiebrieven, e-mailconcepten, eventuele foto en versies bewaren we om je sollicitatiemap te laten werken. Dit gebeurt voor de uitvoering van je overeenkomst.

Voor je abonnement bewaren we toestemmingsdatum, voorwaardenversie, technische Mollie-referenties, abonnements- en betaalstatus en gebruikte tekstvoorstellen. Je rekeninghoudernaam en IBAN gaan bij de machtiging via onze server naar Mollie; we bewaren ze niet in Vociliums database of applicatielogs. Mollie verwerkt de betaalgegevens voor de betaaldienst. Voor fiscale gegevens gelden wettelijke bewaarplichten.

Voor misbruikpreventie begrenzen we aanvragen met een hash van het IP-adres. Technische beveiligingsgegevens gebruiken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om de dienst betrouwbaar en veilig te houden. We verkopen je gegevens niet en gebruiken je cv niet voor advertenties.

AI en andere dienstverleners

Als je een AI-voorstel of het inlezen van een document aanvraagt, gaan de daarvoor benodigde tekst en eventueel de afbeelding naar Anthropic via de Claude-API. Inhoud van je cv, vacature en motivatiebrief kan daarbij persoonsgegevens bevatten. Zelf typen, opslaan en downloaden vraagt geen AI-aanroep. Controleer bestanden en verwijder gegevens die niet nodig zijn voordat je ze inleest. Voeg geen BSN, identiteitsbewijs of medische gegevens toe.

De app draait op een VPS bij TransIP. Mollie verzorgt de betalingen; een SMTP-maildienst verzorgt account- en abonnementsberichten. Met verwerkers moeten passende afspraken gelden. Bij verwerking buiten de EER moeten passende doorgiftewaarborgen gelden. We claimen niet dat alle verwerking uitsluitend binnen de EU plaatsvindt.

Bewaren en verwijderen

We bewaren je documenten zolang je de dienst gebruikt. Na afloop blijven ze minimaal 90 dagen beschikbaar om te downloaden; vóór eventuele verwijdering sturen we minstens 14 dagen vooraf een waarschuwing. Onbevestigde accounts verwijderen we na zeven dagen. Verlopen bevestigings- en herstelgegevens worden periodiek opgeschoond. Herstel- en bevestigingslinks zijn tijdelijk en eenmalig. Sessies verlopen na maximaal 60 dagen. Betaaladministratie bewaren we voor de toepasselijke wettelijke termijn, in Nederland doorgaans zeven jaar. Back-ups kunnen verwijderde gegevens nog maximaal 90 dagen bevatten en worden niet voor dagelijks gebruik teruggezet.

Je rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, export, beperking of verwijdering van je gegevens, bezwaar maken bij verwerking op gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken waar die de grondslag is. We reageren binnen één maand en controleren zo nodig je identiteit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en beveiliging

Vocilium gebruikt een noodzakelijke sessiecookie om je ingelogd te houden; er zijn geen advertentie- of volgcookies in de app. Verbindingen zijn versleuteld, wachtwoorden worden gehasht en toegang tot documenten wordt per account gecontroleerd. Er bestaat geen absolute beveiligingsgarantie. Meld een vermoedelijk lek direct via ons contactadres.